各社からさまざまな採点ソフトがリリースされていますが、基本的な機能と手順は共通しています。ここでは採点ソフトを使った、採点作業の手順について見ていきましょう。事前準備としては問題情報の登録、答案用紙の表示領域の範囲の設定あたりです。製品によって設定方法や項目は異なるため、採点ソフトのマニュアルに従って操作してください。
準備ができたら回収した答案用紙を、プリンターを介してパソコンに取り込みます。多くのソフトでは家庭用のプリンター、複合機・コピー機など一般的なスキャナーが使えるため便利です。企業によっては両面、複数枚の答案用紙にも対応しているため対応している製品を選ぶと良いです。答案用紙をスキャンして画像データに変換、パソコン内のソフト上に取り込んだら作業ができるようになります。
タッチペン対応の製品も多数リリースされているため、該当するソフトを使いたい場合はチョイスする際の条件に加えておきましょう。学習塾など複数の担当者で分担して作業を行う場合は、共有が容易なクラウドタイプを選ぶのがおすすめです。記号問題や選択問題は、読み込んだと同時に自動で採点されるソフトも多いです。マークシート方式など、選択問題が多いのであれば導入の際の必須条件となるため忘れないようにしてください。
採点が終わると自動的に小計、合計の得点の計算が行われます。採点結果に加えて採点表や、正答率など各種データが出力される機能を有しているケースも少なくありません。複数の科目の答案用紙を1枚にまとめて印刷したり、各種データを出力して成績業務や会議の際の資料に使ったりといった活用法もあります。